Informativa resa ai sensi degli art. 13-14 del GDPR (General Data Protection Regulation) 2016/679

Egr. Sig.

La Fondazione Piccolo Teatro di Milano – Teatro d’Europa (“Teatro”), in qualità di datore di lavoro e di Titolare del trattamento, raccoglie e tratta i Suoi dati personali ed, eventualmente, dei Suoi familiari. I predetti dati verranno trattati nel rispetto delle disposizioni del Regolamento UE n. 679/2016 (“GDPR”) e delle successive normative nazionale di adeguamento (e congiuntamente al GDPR “Normativa Privacy Applicabile”).

1. Identità e dati di contatto del Titolare del Trattamento e del Responsabile interno del trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali è il Teatro con sede legale in Via Rovello 2, Milano. Responsabile interno del trattamento è la Dottoressa Spiazzi, reperibile presso la sede del Teatro ovvero all’indirizzo e-mail spiazzic@piccoloteatromilano.it

2. Responsabile della protezione dei dati personali (“DPO”)

Il Responsabile della Protezione dei dati personali Avv. Valerio Lubello (“DPO”) è reperibile al seguente indirizzo e-mail dpo@piccoloteatromilano.it.

3. Fonte dei dati

I Suoi dati personali e quelli dei Suoi familiari a carico, o comunque conviventi, vengono acquisiti direttamente presso di Lei (per esempio, al momento dell'instaurazione del rapporto di lavoro) ovvero anche presso soggetti terzi (ad esempio, presso enti previdenziali, istituzioni e associazioni).

Il Teatro potrà, altresì, raccogliere informazioni a Lei riferibili a seguito dell’utilizzo delle risorse informatiche e degli altri strumenti che Le sono stati (o che Le verranno) affidati in dotazione per lo svolgimento della Sua attività lavorativa (quali, per esempio, pc, smartphone e tablet).

4. Finalità del trattamento

I dati personali saranno trattati, nell'ambito della normale attività del Teatro, per il perseguimento delle seguenti finalità:

1. adempimento degli obblighi di legge e di contratto;
2. assolvimento degli obblighi nei confronti degli istituti di previdenza ed assistenza, fondi pensione integrativi e fondi sanitari (per assicurazioni sia obbligatorie sia contrattuali);
3. assolvimento degli obblighi fiscali e contabili, anche nei confronti dell’amministrazione finanziaria;
4. adempimento degli obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura (i) dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di igiene e di sicurezza del lavoro e di malattie professionali, (ii) dei danni cagionati a terzi nell’esercizio dell’attività lavorativa, (iii) da infortunio e malattia professionale, (iv) in caso di morte o di invalidità temporanea o permanente;
5. finalità altrimenti connesse alla gestione del rapporto di lavoro: finalità gestionali (per esempio, valutazione, monitoraggio e formazione del personale), statistiche e operative (operazioni che implicano, ad esempio, il trattamento di dati relativi a Sue precedenti esperienze di lavoro, a corsi di formazione professionale ai quali Lei abbia partecipato);
6. finalità di sicurezza: il Teatro ha attivato un sistema di videosorveglianza al fine di impedire accessi non autorizzati e proteggere le persone e i beni ivi contenuti, accrescendo la sicurezza all’esterno e all’interno dello stabile. In particolare, per informazioni complete in relazione (i) alle finalità di trattamento; (ii) alle modalità di raccolta delle immagini, nonché (iii) ai tempi di conservazione delle stesse, si prega di rivolgersi al Responsabile interno del trattamento reperibile ai recapiti di cui al punto 1;

5. Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento dei dati personali è individuata come segue:

1. il trattamento è necessario in relazione all’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte (ossia il contratto di lavoro e/o collaborazione con il Teatro);
2. con riferimento alle categorie particolari di dati, il trattamento è necessario affinché il Teatro possa assolvere i propri obblighi in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nonché consentire a Lei e al Teatro l’esercizio dei rispetti diritti, in ogni caso con riferimento a tali materie. Resta in ogni caso inteso che il trattamento di tali dati non comporterà violazione o pregiudizio per i Suoi diritti fondamentali ed interessi.

6. Modalità di trattamento dei dati

I dati personali saranno trattati con strumenti cartacei e/o informatici, da soggetti debitamente istruiti. Il trattamento è effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti e alle finalità del medesimo trattamento, garantendo la riservatezza e la sicurezza delle informazioni.

7. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere

Il conferimento e il trattamento dei dati personali per le finalità di cui al precedente punto 2, lettere da a) a d) è necessario per l'instaurazione e la gestione del rapporto di lavoro, ovvero per adempiere ad obblighi di legge; il mancato conferimento dei dati personali per le suddette finalità determina, quindi, l’impossibilità di instaurare e gestire il rapporto di lavoro stesso. Non è necessario raccogliere il consenso dell’interessato per procedere ai predetti trattamenti.

Il conferimento e il trattamento dei dati personali per le finalità di cui al precedente punto 4, lettera e) (“finalità altrimenti connesse alla gestione del rapporto di lavoro”) è, invece, richiesto al solo fine di agevolare la gestione del rapporto di lavoro ovvero di permettere la fruizione di determinati servizi e/o vantaggi da parte dell’interessato; il mancato consenso al trattamento per le suddette finalità renderà, quindi, unicamente più gravoso, per il Teatro, la gestione del rapporto, senza pregiudicarne l'instaurazione, ovvero impedirà il godimento dei predetti servizi o vantaggi.

Per il trattamento di cui al precedente punto 4, lettera f) si rinvia alla documentazione specifica, messa a disposizione del Titolare.

8. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati - Comunicazioni infragruppo
   1. Comunicazioni

Per il perseguimento delle finalità di cui sopra e nei limiti strettamente pertinenti alle medesime, i dati personali (Suoi ed eventualmente dei Suoi familiari) saranno o potranno essere comunicati ai seguenti soggetti: a) ai competenti istituti e fondi previdenziali e assicurativi nonché alle compagnie di assicurazione e agli organi preposti alla vigilanza in materia previdenziale e sanitaria; b) all’amministrazione finanziaria; c) alle organizzazioni sindacali e alle associazioni di categoria. Inoltre, il trattamento dei dati personali inerenti o connessi al Suo rapporto di lavoro, potrà essere effettuato da imprese e da professionisti esterni cui il Teatro si rivolge. In particolare, il Teatro si avvale della collaborazione di soggetti esterni per le seguenti attività: a) gestione di servizi di pagamento, tenuta della contabilità, consulenza contrattuale e legale; b) elaborazione delle buste paga, calcolo delle competenze, adempimento di tutti gli aspetti e obblighi amministrativi, fiscali, previdenziali, assistenziali e quant’altro necessario per la gestione del rapporto di lavoro; c) servizi elaborativi o strumentali a quelli del Teatro quali, a titolo esemplificativo, attività di archiviazione, trasmissione, trasporto e smistamento delle comunicazioni. I soggetti sopra indicati tratteranno i dati personali in qualità di Responsabili o di Titolari autonomi del trattamento. Un elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti cui possono venire comunicati i dati personali può essere richiesto al Responsabile interno del trattamento pro tempore, reperibile presso la sede del Teatro.

I Suoi dati personali sono, inoltre, conosciuti da dipendenti e altri collaboratori, anche occasionali, del Teatro addetti alla gestione del personale, che, in relazione alle specifiche mansioni svolte, hanno ricevuto specifiche istruzioni cui attenersi.

1. 2. Diffusione

I Suoi dati personali non verranno in alcun modo diffusi, salvo ciò si renda necessario per dare esecuzione a obblighi derivanti dal contratto di lavoro (per esempio, comunicazione via e-mail di ordini di servizio, di turni lavorativi o feriali, di disposizioni che riguardano l’organizzazione del lavoro e l’individuazione delle mansioni cui gli stessi dipendenti sono preposti).

9. Periodo di conservazione dei dati personali (criteri di determinazione)

I dati personali verranno conservati per tutta la durata del rapporto di lavoro con il Teatro e, successivamente alla conclusione dello stesso, per il periodo corrispondente a necessità fiscali, contabili, amministrative del Teatro e sempre in adempimento degli obblighi previsti dalla normativa nazionale applicabile.

10. Categorie di dati trattati

Per il perseguimento delle finalità sopra descritte e nel corso del rapporto di lavoro, il Teatro potrà venire a conoscenza di c.d. categorie particolari di dati che riguardano Lei ed, eventualmente, i Suoi familiari. Tali informazioni si riferiscono, per esempio, (i) allo stato di salute o alla vita sessuale; (ii) all’origine etnica oppure (iii) all’adesione a partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni a carattere religioso.

Infine, verranno raccolte Sue informazioni che costituiscono dati giudiziari (si tratta, cioè, di informazioni idonee a rivelare provvedimenti in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi del codice di procedura penale) esclusivamente per finalità connesse alla gestione del rapporto con il Teatro e nei limiti di quanto disposto dall’Autorizzazione generale n. 7, adottata dal Garante, nella versione di tempo per tempo vigente.

11. Diritti riconosciuti dalla Normativa Privacy Applicabile

La informiamo che ai sensi Normativa Privacy Applicabile - in ogni momento e a titolo gratuito e senza oneri e formalità particolari – Lei avrà il diritto di:

• ottenere conferma del trattamento operato dal Titolare;
• accedere ai dati personali e conoscerne l’origine, le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei dati o i criteri utili per determinarlo;
• revocare il consenso in qualunque momento, nel caso in cui questo costituisca la base del trattamento. La revoca del consenso comunque non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;
• aggiornare o rettificare i dati personali in modo che siano sempre esatti e accurati;
• cancellare i dati personali (c.d. diritto all’oblio) dalle banche dati e/o dagli archivi anche di backup del Titolare nel caso, tra gli altri, in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assume come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo;
• limitare il trattamento dei dati personali in talune circostanze, ad esempio laddove sia stata contestata l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. Il Titolare provvede ad informare, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata;
• ottenere i dati personali (c.d. “portabilità”) se ricevuti e/o comunque trattati dal Titolare con il consenso e/o se il loro trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, in formato elettronico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare del trattamento.

Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute dal Titolare. In tali casi il Titolare entro un mese dal ricevimento della Sua richiesta, La informerà e La metterà al corrente dei motivi della proroga.

I predetti diritti potranno essere esercitati mediante richiesta scritta rivolta senza formalità al Responsabile interno del trattamento ai contatti indicati ai punti 1.

Il Teatro Le ricorda che, laddove il riscontro alle Sue richieste non sia stato a Suo avviso soddisfacente, potrà rivolgersi e proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (http://www.garanteprivacy.it/) nei modi previsti dalla Normativa Applicabile.